今天的工作坊首先會先談報告前的準備事項，再來談上台時要注意哪些事情，最後則是討論如何將口頭報告的技巧運用到口語表達能力上。

從前的人會覺得嘴上功夫是不好的，其實在這個重視溝通的社會，我覺得嘴上功夫也是一門真功夫。所以要學好口頭報告的技巧，必須先做好幾項心理建設，例如學習將口頭報告當作是個值得把握的難得機會。雖然現代人聊天機會很多，但是像這樣站在台上、老師同學都很專心地聽你發表意見的機會並不多，所以有這種機會就要好好把握；有時老師還會加入同學互評的活動，這正是你進步的難得機會，所以不要覺得口頭報告是一件很討厭、很難搞的事，而該當作是成長的契機。另外，要相信成功的口頭報告是可以訓練出來的。有的老師一拿到麥克風就可以口若懸河，這很可能是後天訓練出來的能力，而平常口齒伶俐的人不一定就會做口頭報告。

3P 情境分析—People、Place、Purpose

首先，在口頭報告的事前準備工作中，同學必須針對 3P 做「情境分析」。你要先分析聽眾 (People) 的人數、性別、年齡、地位、態度、知識和需求。目前同學們的聽眾群比較單純，大都以班上同學為主，但即將就業的高年級同學就要注意其它點，特別是進入商業界工作後你會發現一天到晚都要做簡報，某些口頭報告到這個公司可能很成功，到下一個公司就不一定了，重點在於要找出聽眾中的關鍵人物。在學校，關鍵人物當然就是打分數的老師，你要說服他，迎合他的需求，這就是成功報告的關鍵。

再來你要分析場地 (Place)，選擇最適合的環境。對同學來說，大部份場地就是教室，但教室有很多種，報告前你需要分析哪種場地較適合你，不適合的話該作什麼調整。

如果真的很不喜歡做口頭報告，以下有一些幫助你建立自信的方法：第一，「自我鼓勵（自我催眠）法」，你可以告訴自己我已經準備的很充分了，或是我的題材很有趣，同學一定會很喜歡。當全世界的人都說你不好，一定要有一個人說你好，那就是你自己。

第二是「要點記憶法」，有的人上台很緊張，只好把要報告的東西從頭背到尾，這樣報告就會變得很死板。其實只要記下你的重點，報告時不管發生什麼狀況，只要重點有出來你就會很篤定、報告就有內容。另外要熟讀記憶，因為 PPT 的內容一定比你要報告的東西少，所以你必須熟記你要講的東西，報告時再用自己的話流利地說出來。

第三是「情緒調節法」，就是深呼吸 1…2…3…。第四是「目光迴避法」，雖然老師們都說要有 eye contact 才有禮貌，但非常緊張時做 eye contact 反而會弄巧成拙。這時可以使用虛視法，就是把視線放在後排上方緩緩移動，讓觀眾以為你正看著他 (雖然你並沒有)。

最後是「試講練習法」。我要強調，不管將來做什麼報告，請一定要反覆練習。獨自練習也可以，但因為你要在眾人面前報告，最好找家人朋友來試聽，這樣也有助於報告時間與觀眾反應的掌控。

除此之外，報告時記得要穿適宜的衣服。台灣人很講求隨性和隨意，但報告時穿自己最舒服的衣服來，是萬萬不可的。請記得一個原則：「要穿的比主持人還正式」。對同學而言主持人就是老師，要穿的比老師正式有點困難，但只要正式就好了，例如穿個襯衫，避免牛仔褲和拖鞋，倒不必標新立異。穿的正式也是在向聽眾釋放一個訊息，就是「你很重視今天的報告」。給眾人這樣的第一印象是很重要的。

上台前要做最後的確認：第一，早點到達會場熟悉環境，注意一下講台和時鐘的位置，如果當天要和聽眾做活動，記得要特別注意你和聽眾的距離以及座位排放的方式。

第二，確認報告過程中要使用的設備，例如注意麥克風是有線或無線（這會影響你控制音量的大小和移動性）、電腦的電源線是否找得到插座、投影機的效果好不好、喇叭有沒有聲音、有沒有網路連線等。

第三，要準備好自己的小道具，例如講義、水杯、手錶、光筆。光筆是很好的工具，但未必每個人都能用的很好。典型光筆的移動方式是畫圈、在底線移動，但如果到處點來點去、眼花撩亂地亂移，會讓聽眾看了眼睛抽筋，非常吃力。因此，如果要使用光筆請先多練習，並請記得只挑 PPT 上的重點強調，不需要每個東西都點，也可以利用聲音或手勢來輔助。另外一個講者緊張時常犯的錯誤，就是直接用手在電腦螢幕上指來指去，但這樣聽眾根本看不到。

報告是有一些小技巧的，理想的報告結構應該長這個樣子：開場白佔 10%，主體佔 85%，結語佔 5%。首先就開場白的部份，開場白有很多種方式，最常見的就是致意或問候，例如中午時段可以問同學吃飽了沒，或是一邊測試麥克風一邊問：「後面的同學聽的到嗎？」等問題。自我介紹也是很好的開場白，或者做個背景介紹（為什麼做個報告？引起問題意識）、流程簡介、利用輕鬆幽默的話開場（不強求，這和個性有關）、引用古今名言，或是使用一張漂亮的圖片等。一個好的開場就成功了一半，因為它可以吸引老師和同學的注意力。

就主體的部份，你應該組織報告的內容，強調邏輯性，使段落和結論相呼應，並且插入流程。第一，報告的內容可以用「故事腳本」或「理論」兩種方式來組織，故事腳本的方式可依時程 (過去、現在、未來)、地理環境 (亞洲、歐洲、美洲) 或階段 (實施的階段、注意事項、驗證的階段) 來陳述；依時程的方式陳述會給聽眾一個較完整的故事性，依地理環境及階段來陳述則須在總結時作說明會比較清楚。若用理論來組織報告可使用歸納法、演繹法或辯證法這三種科學方法。歸納法可以用來說服公司老闆，例如 A 公司用我們公司產品，B 公司用，C 公司也用，代表我們產品很好，所以結論就是你們公司也可以用我們的產品。辯證法通常用來處理較具爭議性的問題，通常會有一方持正方意見，另一方持反對意見，結論是你的看法如何。演繹法方面，典型例子是薪資結構和勞動意願的關係，例如先假設前提：薪資越高勞動意願越高，經由事實證明的確如此，進而得到結論。

第二，報告的邏輯性非常重要，切忌天馬行空地給很多事實、例證或資料，卻讓人摸不清主題；口頭報告並非以多寡取勝，而是你去組織整理出自己的理論。有些同學做 PPT 的方法是塞了很多資料，但那不是很理想的方式，倒不如釐清自己的想法、抓個主題，然後用邏輯性的方式排出來才是最令人印象深刻的。

第三，段落和結論應相呼應，請不要講到中間連自己都忘記講到哪裡了。最後，要有插入流程的彈性。所謂插入流程就是報告過程中可能會有一些突發狀況（如同學問問題），這些都應該在你的預估之內，你也可以趁機回答一些你在報告中不會講到的東西。

報告的總結

最後我們來看總結。總結分摘要、結論、後續動作和結語。摘要就是簡潔地回顧報告全貌，然後致謝結束。結論是重申所持的論點，讓大家離開教室後還會記得講者所持的意見。後續動作包括討論和 Q&A，通常期末報告或個人口頭報告不會留下太多討論時間，但如果真的有這麼一段時間，同學可以趁機好好想想這個報告帶給你的想法。這一點是 TA 養成中很重要的部份，因為聽眾所提的問題可以是一個研究的開始而不是結束。Q&A 也是交換意見的時間，雖然講者無法掌控會出現哪些問題，但如果能善用，不但可以補足報告不足，還可以引發更多有趣的論點，所以講者不必害怕它，反而該知道 Q&A 正是可以學到新東西的時機。另外，記得總結時千萬不要天外飛來一筆新資料，或是忽然講一個之前沒有提過的要點與訊息，即使你認為是重點；此外也不必無意義的謙虛，這只會浪費時間。

就團隊報告的部份有幾點要注意：首先可依內容區分，各自由一位同學負責報告。第二，開場白和總結都由同一人負責比較具完整性。第三，若人數過多，可選派代表上台報告，而不是一群人全部擠在台上，輪到誰的時候就上場。選出代表上台報告，並且全組事先跑過一遍可以讓報告更流暢，看起來也更專業。最後，面對提問時，可由一位同學代表接受問題，再指定相關人員回答。

輔助器材

報告可以使用視覺輔助器材，它具有「有助理解，引發興趣」、「加深印象，集中注意力」、「提醒講者，不致於離題」、「有效控管時間」四大功效。但它也有「 technical problems 」、「過度依賴」、「照本宣科，缺乏互動」、「用的不適當」 四大缺點。

常用的簡報輔助工具有電腦螢幕、投影機、整合導覽面板、幻燈片、白報紙架、講義等。電腦螢幕通常使用在沒有投影機的圓桌會議，優點是不需要大型設備，缺點是畫面太小；投影機是目前最常用的輔助器材，適合人多的場合，製作簡易，且可以遠距操控，只是準備工作比較費時，且當講者照 PPT 的稿子念時，容易變成單向溝通；整合導覽面板和幻燈片現在較少人在用了，因為製作很費時；白報紙架的優點是有講過的內容有記錄可查，可以清楚知道從過去到目前所講的內容；講義是最基本的道具，也是除了服裝之外同學可以掌控的部份。講義有輔助的效果，也可能造成聽眾猛看講義不聽講者，這時就要自己衡量要在講義上放什麼東西。

投影片的製作有幾個原則，其最高原則就是一張投影片講 1~2 分鐘即可，內容求精不求多，講不完就算了。第二，文字要簡要，每頁文字不宜過多，字體不宜太小。第三，顏色要清晰，標題清楚；根據色彩學，深藍色的背景加上鮮黃色的文字最吸引人，還要注意背景太淺會投影不出來。第四，格式和外觀要注重專業感，避免不必要的動畫和插圖。第四，一定要記得檢查拼字，尤其英文的部份。最後，一定要註明文獻的出處，這是同學常常忘記的。

以上口頭報告的一些技巧，其實可以應用在口語表達能力上。首先，要做一個口才好的人，說話要有說服力，這牽涉到你在語言上用了什麼字句、慣用語和文章，在非語言上則牽涉到你用了什麼肢體語言、表情、姿勢、態度，甚至你的服裝、髮型和隨身配件也會影響。

其次，有三個不可或缺的要素要注意：第一就是要陳述自己的意見，而非堆砌一堆資料而已。再來要有感情，如果你不喜歡這個題目，請你表現出你喜歡它的樣子；如果你真的喜歡，那就盡情地表現出你的熱情和誠意。最後，你的報告要具備事實資料，即真實事件、情況、引用文獻、具體數據等。

第三要把話講清楚，這牽涉到你在速度、音調、語氣、音量、停頓等細節的調整。

第四，要減少不必要的習慣用語，例如發語詞 (嗯…啊…)、口頭禪 (然後…)、贅詞 (那個嘛…這個喔…對耶…) 等。當發覺自己想說「嗯」時就把它吞下去，讓它變得沒有聲音，這樣還可以在談話中加入停頓的空間，讓自己有換氣喘息的空間。

第五，要讓大家聽得懂，尤其是出現專有名詞和術語時，要視狀況做調整。例如對著一群專業人士做簡報時，你可能就需要使用他們的專業術語，以顯示自己有做功課；若你面對的只是同學，就沒必要一直套用。簡言之，報告的原則是要讓大家聽得懂，把話說清楚，重點才會明顯。

基本上，口頭報告就是把重點抓出來，有條理的說，而不是把一堆資料塞進 PPT 裡。好的報告應該在講完後引發大家做一些思考，所以提綱挈領地把重點說出來就好，不需要太拘泥細節。謝謝大家！